导读

随着经济的不断发展，百姓对健康的需求越来越高，这就要求医院提供更好的医疗服务。作为各项医疗服务活动的重要支撑，后勤物资管理的重要性愈发凸显。医院后勤物资管理是指按照医院运行规律，运用现代管理理论和方法，对医院运行过程中所需要的后勤物资进行处置的一系列管理行为，包括物资的采购、存储、发放、报废等所进行的计划、组织和管理工作。

概述

医院后勤物资分类

根据物资的价值可分为固定资产、低值易耗品和材料；根据物资流通状态可分为库存物资和在用物资；根据物资用途可分为机电设备、工具、家具、五金材料、水暖材料、被服布草、办公用品、日杂用品和专项物资等。

后勤物资管理特点

1.固定资产

根据《医院财务制度》（财社〔2010〕306号），医院固定资产是指单位价值在1000元及以上（其中专业设备单位价值在1500元及以上），使用期限在1年以上（不含1年），并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值未达到规定标准，但耐用时间在1年以上（不含1年）的大批同类物资，应作为固定资产进行管理。主要包括机电设备、家具类、家用电器、运输工具等。固定资产的管理要按照固定资产规范进行，大型设备要建立设备档案。固定资产首先要单独设账，其中包括库存账和在用账；其次，固定资产要有医院统一标记、统一编号；再次，固定资产的领发、报残、更新，要履行严格的审批手续；最后，固定资产的库存量要压缩到最低限度，一般为零库存。另外，还要考虑固定资产的有形损耗和无形损耗。

2.低值易耗品

低值易耗品是指单位价值低于固定资产价值起点，能够多次使用而不改变其实物形态的物品，或单位价值高于固定资产价值起点，但易损坏、需要经常补充和更新的物品。主要包括被服敷料、小家电、工具类、办公用具等。低值易耗品虽然价值低，但是用量大，在管理上不能忽视。低值易耗品要有适度的库存并在购入时考虑到市场价格的变动趋势、批量大小对价格高低的影响以及所占库房面积和占用周期等因素，做到经济合理。低值易耗品有易流失、易损坏的特点，在发放时，要按使用科室的规模确定合理定额，要有报残和以旧换新的制度，凡属人为损坏的，要予以赔偿，以避免流失和浪费。

3.物资材料

物资材料主要包括建筑材料、维修材料、日用杂品、水暖材料、电器材料、五金材料、印刷品等。这部分物资价值高低相差悬殊，尤其是建筑维修材料很难按定额供应，所以更要引起重视，应根据由主管领导审批后的维修任务预算单采购供应。维修工程结束后，剩余的材料要及时退库。

后勤物资管理原则

随着医院规模扩大和管理要求的不断提升，传统后勤物资管理模式已无法适应现代化医院的要求，后勤物资管理信息化势在必行。通过信息技术可优化后勤物资管理流程，使医院后勤物资管理规范化、系统化，实现信息资源共享，提高管理效率，提升服务质量，降低运行成本。

1.管理规范化

信息系统对不同管理人员开放相应权限，明确相关人员的工作内容和职责，杜绝未经授权的采购和领用等违规现象，同时实现平台数据的实时、准确、可追溯，更有利于相关部门监管。

2.管理流程化

后勤物资的申请、采购、入库、出库、盘点、报废等步骤均有相应的流程和制度，信息系统根据各自流程的特点设计相应子模块，登录后可实时查询物资的审批进展和状态，可视化的管理更加科学合理，网上办公方式提高了后勤工作效率。

3.管理数字化

建立统一的后勤物资数据库，每个物资对应唯一编码，形成从申请到报废的完整资料，资产全生命周期管理方便了信息的统计、分析、决策，增强后勤物资的保障能力。

后勤物资管理要点

医院后勤物资管理中的要点有：采购管理、库存管理、财务管理。

采购管理

1.采购计划

从医院后勤物资管理的任务来看，计划是物资管理的起点，计划编制是否合理直接关系到后面环节能否顺利进行。为便于管理，一般将物资采购计划分为年度计划、季度计划、周计划及追补计划四种类型。

>>年度物资采购计划

该计划由后勤物资管理部门编制，根据后勤物资管理平台统计的本年度物资进出库发生的实际金额，同时考虑到下年度医院发展变化所需物资相应增加的因素，确定年度物资需求量计划。年度计划是宏观的、粗线条的，其作用是对季度计划、周计划进行指导和制约。年度计划编好后由主管院长审批并纳入财务年度预算计划。

>>季度物资采购计划

该计划主要是针对某些单位价值超过万元（如电器设备、监控设备等）的物资。另外，有的物资一次性购入的批量较大，其总金额也超过万元。这些物资的采购计划编好后，需经后勤物资管理部门预审并报主管院长审批后才能执行。该计划在执行中，还需通过招标、议标的方式才能确定商家，商家确定后，还需有一个生产、加工的过程。所以，这些物资从计划到供货，中间的周期比较长，必须编制季度采购计划，才能确保物资供应。该计划由仓库保管员编制，季度计划与周计划一样，都是具体的执行计划。

>>周采购计划

适用于常用的物资，如办公用品、日杂用品、五金材料、电器材料、维修材料等。该计划由仓库保管员根据管理平台提示以及科室、部门的实际需求来编制，应于每周固定时间提交，经后勤物资管理部门审批后执行。

>>追补计划

是指超过周计划上报规定的日期，又特别急需的特殊物资的采购计划，如抢修应急用的材料、配件等。该计划应随时报批、随时执行。

2.采购申请

临床科室或部门所需要的非医疗物资可在后勤物资管理平台上提交申请，由临床科室领导及总务处领导审批，审批通过后，系统会比对库存信息生成实际采购清单，再由仓库保管员编制周采购计划单或季度采购计划单。周采购计划单由后勤物资管理部门审批执行，季度计划需经后勤物资管理部门预审并报主管院长审批，审批完成后交采购员执行。通过后勤物资管理系统使物资采购在流程上更加严谨可控，按需采购的方式减少了浪费，提高了资金的利用率。

库存管理

1.储备管理

库存物资是为保障医院各项活动正常开展而储备的消耗性流动资产，库存管理是医院后勤物资管理中的关键环节，科学合理的库存保证了供应，控制了仓储用房面积，减少了流动资金占用，降低了运行成本。根据后勤物资管理系统统计数据，结合本年度各临床科室或部门对物资的实际需求量，确定物资库存储备量。一般把后勤物资储备分为三种类型：经常性储备、季节性储备、应急储备。

>>经常性储备

是指常用物资的储备，如办公用品、日杂用品、卫生洁具、五金材料、电器材料、维修材料等。这些物资的特点是常年使用、不得中断且市场现货供应充足。

>>季节性储备

是指随季节变化，供应量与使用量相对变化的物资，其特点是在季节内使用，过时便不再需要。所以，应在季节到来前制订采购计划，进行物资储备，如夏季防暑降温、驱杀蚊虫的物品，冬季防寒保暖的物品，等等。

>>应急储备

是指预防意外情况或突发事件而进行的物资储备，其特点是受社会或者自然条件影响较大，很难预料发生的时间、周期的长短及需求量的大小，一旦发生又很难组织进货的物资。因此，应根据事件发生时的实际情况进行应急处理；事先与相关物资供应商洽谈好，一旦遇到突发事件，能优先供货；能储存较长时间的应急物资应有适当的库存，以备应急使用。

库存管理的关键指标——订货点，即最低库存量，可借助信息系统统计的库存周转率、订货周期等指标，运用ABC类物资采购策略计算得出。最高库存也可通过设置限值，自动提醒。相比传统的缺货订货法和周期订货法，以实时数据分析代替经验算法，使后勤物资管理部门在库存的控制上更加科学、合理、有针对性。

2.出入库管理

出入库管理是后勤物资管理的重要部分，医院后勤采购的物资一般由供应商自主送货入库，物资运至仓库，仓库验收小组负责验收。验收内容包括：物资的质量及数量、价格、厂商和供应商名称、品种等是否与申请信息相符，验收合格后将物资按规定存放到相应区域，同时填写物资信息，形成入库数据单，完成入库手续。若验收不合格，应当场拒绝接受，严禁不合格物资入库并做好记录，及时汇报相关负责人。

3.供应商管理

供应商管理基于物资供应链的角度，相比传统的物流管理更加精细化。在后勤物资管理系统中建立供应商数据库，入库的供应商必须通过经营范围、产品质量、产品价格、售后服务等方面的综合评价，常用物资一般有2~3家供应商备选，数据库提供的供货信息包含规格、价格、生产厂家等详细指标且不定期维护。对于已谈过价格的物资采购可直接在数据库中选择，减少审批流程，缩短采购时间，提高服务效率。数据库的各项指标还可为供应商的定期考核提供依据，如供货及时率、产品质量、诚信指数、采购成本、付款方式等。量化的指标更有说服力，督促供应商持续改进，提升服务质量。通过供应商管理，有些物资甚至可以直接送货至病区，减少了医院库存，降低了管理成本。

财务管理

1.盘点

盘点是用户真实掌握库存物资数量、状态的一种有效形式。通过库存实际物资与账簿物资的核对，检查物资管理是否账账、账物、账卡相符。若盘点中物资实际数量大于账簿登记数量或有物无账，则称为盘盈；若盘点中物资实际数量小于账簿登记数量或有账无物，则称为盘亏。盘盈或盘亏的出现均要分析原因。

盘点的原则为：真实、准确、完整、清楚。按盘点的周期不同可分为定期盘点、临时盘点；按类别可分为库存物资盘点、在用物资盘点。根据用户的不同需求，后勤物资管理系统可自动生成不同盘点单，如库存物资盘点单、某类或某一属性物资的盘点单、固定资产盘点单等。

2.报废

报废的条件：

>>使用年限过久，功能丧失，完全失去使用价值，或不能使用且无修复价值的；

>>设备的技术性能落后，耗能高，效率低，已属于淘汰设备的；

>>严重损坏、无法修复，或虽能修复，但累计修理费用已接近或超过设备的市场价值的；

>>设备主要附件损坏、无法修复而主体尚可使用的，可作部分报废。

资产符合报废条件时，由资产所属科室或部门在物资管理系统上提出申请，院资产管理部门需作出评估并签署意见，再由主管院长审批。审批通过后，该资产完成报废手续，系统会对其数量做相应调整，同时上报财务处。

后勤物资管理制度与流程

总务处采购管理制度

为了保证物资采购质量，规范采购行为，提高采购效率，特制定总务处采购管理制度。

1.加强领导

总务处成立物资采购工作小组，物资采购工作小组是医院总务处物资采购的实施部门，由总务处处长、分管采购副处长、总务处采购人员组成，院纪检监察财务部门全程监督。

2.物资申购制度

常用物资：由仓库管理员编制采购计划，经总务处分管处长审批后执行。临时性的急需物资采购：由使用部门提出书面申请，经总务处领导审批后执行。

3.采购原则与方法

>>公开招标采购

对大宗物资或使用金额达到30万元以上的物资实行公开招标采购。

>>询价（议价）采购

由物资采购小组拟定不少于3家的询价单位，在财务、纪检监察部门全程参与下进行询价，形成会议纪要，审核确定采购单位并按程序与供货单位签订合同。

>>供应商库采购

①将3~5家大型商场、专业商店（公司）、总经销或代理商、生产厂家作为定点采购单位，按物资分类定期招标；

②物资采购工作小组应及时收集使用部门对定点采购单位的意见，评价定点采购单位的价格是否合理、质量是否可靠，对不合格的定点采购单位（多次或连续出现质量、价格、信誉、送货时间等方面的问题）应及时提请领导小组进行讨论、更换，重新选择采购单位。

4.单一来源采购

对采购来源单一且符合单一来源采购要求的物资采用此招标方式，由医院监察、审计、财务部门共同参与。

库存物资保管与报废制度

1.物资保管制度

物资的保管工作主要由验收入库、分类存放、出库管理、物资盘点等环节构成。

>>物资验收入库

①采购人员购买的各种物资，都应及时送仓库验收，仓库保管员必须按采购计划单及采购人员提交的所购物资的发票或销售清单上面注明的物资名称、规格型号、数量、质量（指肉眼能看到的），对照实物进行验收入库，必须认真把好物资入库前的验收关。

②在验收过程中，如发现质量低劣（外观粗糙、变形或发生破裂损伤），品种不全，数量、型号、价格等不符的情况，应当场拒绝接收，验收人员应严禁不合格的物资入库。库存保管人员对验收过程中发现的异常情况，应及时向有关部门领导报告，有关部门应及时查明原因并作相应处理。

③大批量的物资到院后，总务科领导、仓库保管员、采购人员及物资使用部门的相关人员应一起到现场，根据对方提供的样品进行验收，质量与样品相符的才接收，否则拒绝接收。

④验收合格的物资要及时在系统中办理入库手续。入库需经采购员、保管员、会计、主管审批确认后才正式完成，入库相关信息会自动上传至医院财务处系统，各级核对，确保入库物资的准确性。

>>库存物资分类存放

①对库存物资应做好防潮、防尘、防霉、防蛀、防火、防盗工作，对易碎和易坏物品应格外小心存放，对危险品应单独存放。

②保管员每月检查库存物资，了解库存物资积压、缺损、失效情况，及时分析原因并经过技术部门鉴定，在系统里及时填写《库存物资报损审批表》，报总务处领导、审计部门和财务部门审核，主管院领导批准后进行账务处理。

>>物资出库管理

①各科室或部门在领用物品前，由科室资产管理员在系统里提交申请并选择所领用物品的名称、数量，固定资产等还需科主任或护士长审批。系统提示所申请物资已获物资管理部门审核通过后，方可派人到仓库领取。

②仓库保管员根据系统里物资出货单的名称、数量进行发放，系统自动生成物资出库确认单，交领用人签字后予以发货，确认出库后系统自动更新数据库。

③物品发放应遵循先进先出、推陈出新的原则，以防物品过期、变质，造成浪费。

④仓库物资私人不得外借，因公借用要有审批手续。

>>物资清查盘点

①库存物资的清查盘点：一是要按月进行，即在每个月的月底由仓库保管员自行盘点；二是要在年终时进行全面清查盘点。年终盘点由科室组织总务会计、相关人员与仓库保管员一起进行。无论是按月盘点还是年终盘点，都是为了检查物资账面数与实物数是否相符，检查各种物资有无超储、积压、损坏、变质等情况。在清查盘点中，如发现盘盈或盘亏的情况，应分析原因并书面报告上级，经审核批准后及时进行账务处理。

②在用物资的清查盘点，主要是对在用固定资产进行清查盘点。仓库保管员应采取定期与不定期的方式，深入临床科室或部门，对在用固定资产进行清查盘点，以便及时发现问题并解决。年终时，总务科应组织总务会计、仓库保管员、使用科室的负责人及相关人员，对在用固定资产进行全面清查盘点。盘点时，可根据科室的在用固定资产明细账册，逐一盘点核对，发现余缺及时记录，查明原因后按规定程序报批，待批准后调整账务，必须做到账账、账物、账卡三相符。盘盈的固定资产查明原因后，按重置价值入账并及时调整账卡。

2.物资报废处置

>>低值易耗品的报损处理

①低值易耗品需要报废时，由使用科室或部门的负责人或使用人填写物品损坏报废清单，注明报废原因并签名。

②填好报废单交相关小组鉴定，由鉴定人填写鉴定结果并签名。如电话机、小家电等可送技工组鉴定；搪瓷制品、日杂用品等，交由废品间管理人员鉴定并出具单据；水电工具、计量器具等交由所在班组的组长鉴定签字。

③使用科室或部门将物品损坏报销单交总务科长审批。

④审批后，使用人须将报销单与报废的低值易耗品一并交给仓库保管员，销账或作以旧换新处理。

>>固定资产的报废处理

①凡符合固定资产报废条件的，需由该资产使用科室或部门的负责人提出申请，在系统里填写《固定资产拆除报废申请单》，其中包括：需要报废的固定资产的名称、规格型号、数量、交付使用的年限、报废拆除理由等。总务处组织相关人员对申请报废的固定资产进行鉴定，出具结果；总务处长根据鉴定结果进行审批，最后报主管院长审批签字。

②除期满正常报废的，因使用不当而提前报废或其他原因报废的固定资产，要说明提前报废的原因，必要时当事人应承担相应责任。

③资产报废后，仓库保管员及总务会计要及时做好账务处理工作，检查系统的数据更新情况。

>>报废的固定资产处置及残值收回

①低值易耗品报废，必须交回报废物品，由仓库人员收回。医院的一切废旧物品，各部门不得自行处理、出售，应将废品物资存放到指定地点，由后勤总务处统一处理。

②凡属国家法规强制报废的物资，如压力容器、车辆等，应将报废的固定资产交国家指定的回收公司处置，不得转让。

③报废资产的残值或所发生的清理费用，全部交财务科处理。

END